Vom Auftragspostfach ins TMS
DAO Systems übernimmt den Weg zwischen eingehender Auftragsmail und fertigem Auftrag im TMS. Die Software liest mit, extrahiert die Daten und legt sie dem Disponenten zur Prüfung vor. Bestätigt wird per Klick. Auf dieser Seite steht, was dabei technisch passiert und welche Angaben erkannt werden.
Der Ablauf im Detail
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Postfach-Anbindung
DAO Systems wird mit Ihrem Auftragspostfach verbunden, per IMAP oder Exchange. Wir empfehlen ein eigenes Postfach für Aufträge, zum Beispiel auftrag@ihre-spedition.de, damit private Korrespondenz und Rechnungen gar nicht erst durchlaufen. Neue Nachrichten werden automatisch abgeholt, samt Anhängen. Sie ändern nichts an Ihrem Mailprogramm und nichts an dem, was Ihre Kunden schicken.
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KI-Extraktion
Jede Nachricht wird als Ganzes ausgewertet: Betreff, Mailtext und Anhänge. Verarbeitet werden PDF, Excel, Word und Freitext; gescannte PDF-Dokumente werden per Texterkennung erschlossen. Die KI ordnet die gefundenen Angaben den Auftragsfeldern zu und erkennt aus dem Zusammenhang, ob eine Adresse Ladestelle, Entladestelle oder Rechnungsanschrift ist. Enthält eine Mail mehrere Sendungen, werden sie getrennt erfasst. Für jedes Feld wird mitgeführt, wie sicher die Erkennung ist.
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Prüf-Ansicht für den Disponenten
Der erkannte Auftrag geht nicht ungeprüft ins System. Er erscheint in einer Prüf-Ansicht: links das Originaldokument, rechts die ausgelesenen Felder. Unsichere Felder sind markiert. Der Disponent überfliegt, korrigiert bei Bedarf und bestätigt. Die Kontrolle über den Auftrag bleibt bei ihm.
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TMS-Übergabe
Nach der Bestätigung geht der Auftrag ins TMS. Bevorzugt über die Schnittstelle Ihres Systems, wenn es eine gibt. Gibt es keine, liefern wir eine strukturierte Datei im Format Ihres Imports — zum Beispiel CSV oder XML. In beiden Fällen bleibt Ihr TMS das führende System. DAO Systems ersetzt es nicht und liegt nicht davor.
Welche Daten erkannt werden
Die folgenden Angaben werden aus Mail und Anhängen ausgelesen, sofern sie im Dokument stehen. Was nicht drinsteht, erfindet die Software nicht — fehlende Felder bleiben leer und werden in der Prüf-Ansicht als fehlend ausgewiesen.
- Firmenname des Auftraggebers
- Anschrift
- Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
- abweichende Rechnungsanschrift
- Firmenname oder Name des Empfängers
- Anschrift
- Ansprechpartner und Kontaktdaten vor Ort
- vollständige Adresse mit Straße, Postleitzahl, Ort und Land
- Tor-, Rampen- oder Hallenangabe, sofern genannt
- Hinweise zur Anfahrt und Anmeldung
- mehrere Lade- oder Entladestellen je Auftrag
- Ladetermin mit Datum
- Liefertermin mit Datum
- Zeitfenster von–bis
- Angaben wie "fix", "avisiert" oder "bis spätestens"
- Gewicht in Kilogramm oder Tonnen
- Lademeter
- Anzahl und Art der Packstücke, zum Beispiel Paletten, Gitterboxen, Kartons
- Maße und Stapelbarkeit, sofern angegeben
- Warenbeschreibung
- Hinweis auf Gefahrgut, inklusive UN-Nummer und Klasse, wenn im Dokument genannt
- Auftrags- und Sendungsnummer des Kunden
- Bestell- und Lieferscheinnummer
- Abhol- und Avisnummer
- eigene Referenzen des Empfängers
- Anforderungen ans Fahrzeug, etwa Hebebühne, Frigo oder Mitnahmestapler
- Temperaturvorgaben
- Zusatzleistungen wie Anmeldung, Avisierung oder Verzollung
- sonstige Anmerkungen des Kunden, die im Auftrag mitlaufen müssen
Welche Felder Ihr TMS am Ende befüllt bekommt, hängt von Ihrem System ab. Das klären wir bei der Einrichtung gemeinsam.
Was der Disponent sieht
Die Prüf-Ansicht ist zweigeteilt. Links steht das Originaldokument, so wie der Kunde es geschickt hat. Rechts stehen die ausgelesenen Felder. Wer wissen will, woher ein Wert stammt, klickt auf das Feld und sieht die Stelle im Dokument, aus der er kommt.
Felder, bei denen die Erkennung unsicher ist, sind markiert — etwa wenn eine Adresse unvollständig ist, ein Datum mehrdeutig steht oder ein Gewicht ohne Einheit angegeben wurde. Diese Felder springen ins Auge, statt sich zwischen korrekten Werten zu verstecken.
Korrigiert wird direkt im Feld. Ein Klick auf "Bestätigen" legt den Auftrag im TMS an. Was der Disponent nicht bestätigt, geht auch nicht raus. Die Software schlägt vor, entschieden wird im Haus.
Eingehende Mail
Abholung Fa. Schmidt GmbH, Dortmund, 24.08. vormittags. Lieferung Fa. Weber Logistik, Hamburg, 26.08. Ca. 2.400 kg, 6 Paletten.
Viele Grüße, M. Müller
DAO Systems liest aus
Erkannte Felder
- Absender
- Fa. Schmidt GmbH, Dortmund
- Empfänger
- Fa. Weber Logistik, Hamburg
- Ladetermin
- 24.08., vormittags Uhrzeit fehlt
- Liefertermin
- 26.08.
- Gewicht
- 2.400 kg
- Packstücke
- 6 Paletten
Disponent prüft und bestätigt
Bestätigung
Auftrag bestätigt
geht ins TMS
Anbindung an Ihr TMS
Die TMS-Landschaft im Mittelstand ist zersplittert. Manche Speditionen fahren seit fünfzehn Jahren dieselbe Branchenlösung, andere eine Individualentwicklung, wieder andere ein System mit angebauten Modulen. Ein Anbieter, der behauptet, überall auf Knopfdruck angebunden zu sein, hat sich die Systeme nicht angesehen.
Wir gehen anders vor: Im ersten Schritt prüfen wir gemeinsam mit Ihnen die Anbindung an Ihr System. Wir schauen uns an, welche Schnittstelle oder welchen Import Ihr TMS bietet und was Ihr Softwarehaus dazu sagt. Danach wissen Sie, was geht und was es kostet — vor jeder Entscheidung.
Gibt es keine nutzbare Schnittstelle, bleibt der Weg über den Import: Wir liefern die geprüften Auftragsdaten als strukturierte Datei in dem Format, das Ihr TMS einlesen kann. Das ist weniger elegant als eine Schnittstelle, spart aber genauso das Abtippen.
Wenn Sie unsicher sind, was Ihr System kann: Schreiben Sie uns, welches TMS Sie einsetzen. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob wir da weiterkommen.
Am besten an Ihren eigenen Aufträgen
Schicken Sie uns ein paar typische Auftragsmails — gern die unübersichtlichen. Wir zeigen Ihnen, was DAO Systems daraus liest, und Sie beurteilen das Ergebnis selbst.