DAO Systems

Ihre Auftragsdaten. Klare Regeln.

Wer sein Auftragspostfach anbindet, gibt Geschäftsdaten aus der Hand: Kundenbeziehungen, Adressen, Preise, Mengen. Diese Frage muss vor der Einrichtung geklärt sein, nicht danach. Auf dieser Seite steht, wo Ihre Daten verarbeitet werden, wer darauf zugreift und wie lange sie bleiben. Ohne Siegel-Bilder und ohne Behauptungen, die wir nicht belegen können.

Server in Deutschland

DAO Systems läuft in einem Rechenzentrum in Deutschland [PLATZHALTER: Standort und Betreiber des Rechenzentrums]. Ihre Auftragsmails, die Anhänge und die daraus gewonnenen Daten werden dort verarbeitet und gespeichert. Das ist eine bewusste Architekturentscheidung, kein Zusatz, den man buchen muss.

Die Übertragung zwischen Ihrem Postfach, unserem System und Ihrem TMS erfolgt verschlüsselt. [PLATZHALTER: Verschlüsselung der gespeicherten Daten — technische Umsetzung bestätigen, bevor dieser Satz online geht.]

[PLATZHALTER: Setzen wir für die Texterkennung einen externen KI-Dienst ein? Wenn ja: welcher Anbieter, in welcher Region, mit welchem Vertrag? Diese Angabe muss hier stehen, sonst ist "Server in Deutschland" missverständlich.]

Verarbeitung nach DSGVO

In Transportaufträgen stehen personenbezogene Daten: Ansprechpartner beim Kunden, Namen an der Rampe, Telefonnummern von Fahrern. Für diese Daten sind Sie der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten sie ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen.

Konkret heißt das:

  • Zweckbindung.

    Wir nutzen Ihre Daten nur, um Ihre Aufträge zu erfassen. Nicht für Werbung, nicht für Auswertungen über Ihren Betrieb hinaus, nicht für eigene Zwecke.

  • Keine Weitergabe an Dritte.

    Ihre Auftragsdaten werden nicht verkauft und nicht an andere Kunden weitergegeben.

  • Trennung der Mandanten.

    Die Daten jedes Kunden werden getrennt verarbeitet und gespeichert.

  • Betroffenenrechte.

    Erhalten Sie eine Auskunfts- oder Löschanfrage, unterstützen wir Sie bei der Beantwortung und setzen Löschungen in unserem System um.

  • Dokumentation.

    Wir legen Ihnen offen, welche Datenarten wir verarbeiten, wo sie liegen und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen wir einsetzen.

Was wir nicht behaupten: DAO Systems ist ein junges Unternehmen. Wir tragen kein ISO-Zertifikat und keine Prüfplakette eines externen Auditors. Wir beschreiben, wie wir bauen und arbeiten — und Sie können das im Gespräch und im Vertrag nachhalten.

Ihre Daten bleiben in Ihrer Kontrolle

Sie entscheiden, welches Postfach angebunden wird. Wir empfehlen ein eigenes Auftragspostfach, damit nur die Nachrichten durchlaufen, um die es geht — und nicht der gesamte Mailverkehr Ihres Hauses.

Zugriff auf Kundendaten haben bei uns ausschließlich Mitarbeiter, die ihn für Betrieb und Support brauchen. Zugriffe werden protokolliert. Ohne Ihre Freigabe sehen wir uns keine Inhalte an; brauchen wir für eine Fehlersuche Einblick, fragen wir vorher.

Gespeichert wird nur, was für die Erfassung und Ihre Nachvollziehbarkeit nötig ist. Originalmails und Anhänge werden nach [PLATZHALTER: Aufbewahrungsfrist für Mails und Anhänge, z. B. 30 / 90 Tage] automatisch gelöscht. Auftragsdaten bleiben [PLATZHALTER: Aufbewahrungsfrist für extrahierte Auftragsdaten] verfügbar. Auf Wunsch löschen wir früher.

Beenden Sie die Zusammenarbeit, bekommen Sie Ihre Daten in einem gängigen Format ausgeliefert. Danach werden sie in unserem System gelöscht [PLATZHALTER: Frist für die Löschung nach Vertragsende]. Es gibt keine Sperrfrist und keine technische Hürde, die Sie bei uns hält.

Auftragsverarbeitungsvertrag

Für die Zusammenarbeit schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Darin steht schriftlich, welche Daten wir in welchem Umfang und zu welchem Zweck verarbeiten, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen gelten, welche Unterauftragnehmer beteiligt sind und wie gelöscht wird.

Den Entwurf bekommen Sie vor der Einrichtung, nicht erst zur Unterschrift. Schreiben Sie an kontakt@dao-systems.de, dann schicken wir Ihnen den AVV zur Prüfung — gern auch, bevor Sie sich für DAO Systems entscheiden.

Ihr Datenschutzbeauftragter darf gern mitlesen. Fragen, die wir aus dem Stand nicht beantworten können, sagen wir zu und klären sie nach.

Noch Fragen offen?

Wenn Ihre IT oder Ihr Datenschutzbeauftragter etwas wissen will, das hier nicht steht: fragen Sie. Wir antworten konkret, auch wenn die Antwort "das haben wir so noch nicht gelöst" lautet.

Frage stellen