DAO Systems

Transportaufträge landen im TMS. Ohne Abtippen.

DAO Systems liest Ihr Auftragspostfach, erkennt die Daten in PDF, Excel und Freitext und legt den Auftrag im TMS an. Ihr Disponent prüft und bestätigt, statt fünf bis fünfzehn Minuten zu tippen.

Gespräch vereinbaren So funktioniert es im Detail

5–15 Min

pro Auftrag heute abgetippt

30 Sek

Prüfen statt Tippen mit DAO Systems

0

Änderungen an Ihrem Mailprogramm oder TMS

Eingehende Mail

Posteingang 07:42
Von
mueller@beispiel.de
Betreff
Transportauftrag KW32

Abholung Fa. Schmidt GmbH, Dortmund, 24.08. vormittags. Lieferung Fa. Weber Logistik, Hamburg, 26.08. Ca. 2.400 kg, 6 Paletten.

Viele Grüße, M. Müller

DAO Systems liest aus

Erkannte Felder

Auftragsdaten 6 Felder
Absender
Fa. Schmidt GmbH, Dortmund
Empfänger
Fa. Weber Logistik, Hamburg
Ladetermin
24.08., vormittags Uhrzeit fehlt
Liefertermin
26.08.
Gewicht
2.400 kg
Packstücke
6 Paletten

Disponent prüft und bestätigt

Bestätigung

Auftrag bestätigt

geht ins TMS

Problem

Der Auftrag ist da. Jetzt fängt die Arbeit erst an.

Morgens steht das Auftragspostfach voll. Ein Kunde schickt ein sauberes PDF, der nächste eine Excel-Tabelle mit vier Sendungen, der dritte drei Zeilen Freitext in der Mail und die Adresse im Anhang. Kein Format gleicht dem anderen.

Jemand muss die Daten ins TMS bringen. Absender, Empfänger, Ladestelle, Entladestelle, Termin, Zeitfenster, Gewicht, Lademeter, Referenznummer. Feld für Feld, von Hand. Je nach Auftrag und Format sind das fünf bis fünfzehn Minuten. Wer fünfzig Aufträge am Tag erfasst, ist damit rechnerisch einen halben Arbeitstag beschäftigt — und das nur am unteren Rand.

Und Tippen erzeugt Fehler. Eine Ziffer in der Postleitzahl vertauscht, ein Zeitfenster falsch übernommen, eine Referenznummer verdreht. Der Fehler fällt auf, wenn der Fahrer vor der falschen Rampe steht. Dann kommen Anrufe, Rückfragen und Nacharbeit dazu — und die kosten mehr Zeit als die Erfassung selbst.

Lösung

Drei Schritte, dann läuft es

DAO Systems setzt an der Stelle an, an der die Arbeit entsteht: im Auftragspostfach. Die Einrichtung ist einmalig, danach passiert die Erfassung im Hintergrund. An Ihrem TMS ändert sich nichts, an Ihren Abläufen wenig.

  1. Postfach anbinden

    Sie geben uns Zugriff auf Ihr Auftragspostfach, per IMAP oder Exchange. In der Regel ist das ein eigenes Postfach wie auftrag@ihre-spedition.de. Wir richten die Verbindung ein, Sie ändern nichts an Ihrer Mailstruktur.

  2. KI liest und extrahiert

    Jede eingehende Mail wird gelesen: der Mailtext genauso wie PDF-, Excel- und Word-Anhänge. Die KI erkennt, welche Angabe wozu gehört — Absender, Empfänger, Ladestelle, Termine, Gewichte, Referenzen. Auch dann, wenn der Kunde jedes Mal ein anderes Formular schickt.

  3. Auftrag landet geprüft im TMS

    Der Disponent sieht die erkannten Felder neben dem Originaldokument. Unsichere Stellen sind markiert. Er korrigiert bei Bedarf, bestätigt per Klick, und der Auftrag geht ins TMS. Aus Abtippen wird Kontrollieren.

Nutzen

Was das im Alltag bringt

  • Die Erfassungszeit fällt weg.

    Aus fünf bis fünfzehn Minuten Tippen pro Auftrag wird ein kurzer Blick auf die geprüfte Auftragsmaske. Die Zeit bleibt im Betrieb — für Disposition, Frachtenverhandlung und Kundengespräche.

  • Weniger Übertragungsfehler.

    Was im Dokument steht, steht auch im TMS. Keine verdrehten Postleitzahlen, keine verrutschten Zeitfenster, keine falsch abgetippte Referenznummer. Und damit weniger Fehlanfahrten und Rückfragen.

  • Entlastung für die Disposition.

    Disponenten sind schwer zu finden und noch schwerer zu ersetzen. Wer welche im Haus hat, sollte sie nicht mit Tippen beschäftigen. DAO Systems nimmt die Routine raus, damit die Erfahrung dort eingesetzt wird, wo sie zählt.

  • Spitzen brechen nicht mehr durch.

    Montagmorgen, Quartalsende, Ausfall in der Disposition: Die Erfassung läuft weiter, auch wenn viel auf einmal reinkommt. Aufträge bleiben nicht liegen, weil gerade niemand Zeit zum Tippen hat.

Ihre Auftragsdaten sind Geschäftsdaten. Deshalb läuft DAO Systems auf Servern in Deutschland, und wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag. Was gespeichert wird, wer Zugriff hat und wann gelöscht wird, legen wir offen.

[PLATZHALTER: Aussage "Server in Deutschland" — erst freigeben, wenn Rechenzentrum, Betreiber und die Frage nach einem externen KI-Dienst geklärt sind. Siehe sicherheit.html und content/copy.md, offene Angabe 1.]

Sicherheit und Datenschutz im Detail
Arbeitsweise

So arbeiten wir

  • Einrichtung remote in 1–2 Wochen

    Postfach anbinden, TMS-Anbindung klären, testen. Niemand muss dafür bei Ihnen vor Ort sein.

  • Ihr TMS bleibt führend

    DAO Systems liefert die geprüften Auftragsdaten an Ihr System. Es ersetzt Ihr TMS nicht und liegt nicht davor.

  • Server in Deutschland

    [PLATZHALTER: Aussage "Server in Deutschland" — erst freigeben, wenn Rechenzentrum, Betreiber und die Frage nach einem externen KI-Dienst geklärt sind. Siehe sicherheit.html und content/copy.md, offene Angabe 1.]

DAO Systems ist ein junges Unternehmen aus Hamburg. Wir bauen genau eine Sache und die richtig: Software, die Transportaufträge erfasst, damit Ihre Leute es nicht mehr tun müssen.

Mehr über uns

Sehen Sie es an Ihren eigenen Aufträgen

Der einfachste Weg herauszufinden, ob das für Ihren Betrieb passt: Sie schicken uns ein paar typische Auftragsmails, wir zeigen Ihnen, was daraus wird. Ohne Verpflichtung, ohne Vertrieb am Telefon.

  • Wir hören zu, wie Aufträge bei Ihnen reinkommen.
  • Wir zeigen es an Ihren eigenen Auftragsmails.
  • Sie bekommen eine klare Aussage, ob es sich rechnet.
Foto folgt

[PLATZHALTER: Name Gründer 1]

[PLATZHALTER: Rolle Gründer 1]

Gespräch vereinbaren

Oder direkt schreiben: kontakt@dao-systems.de