Ihre Daten bleiben in Deutschland.
Wer sein Postfach, seine Lieferantenmails und seine Bestellhistorie an ein Cockpit anschließt, gibt Geschäftsdaten aus der Hand. Diese Frage muss vor der Einrichtung geklärt sein, nicht danach. Auf dieser Seite steht, wo Ihre Daten verarbeitet werden, wer darauf zugreift und wie lange sie bleiben.
Auftragsverarbeitungsvertrag
In den Nachrichten, die durch das Cockpit laufen, stehen personenbezogene Daten: Namen von Gästen und Lieferanten, Telefonnummern, Kontaktdaten. Für diese Daten sind Sie Verantwortlicher im Sinne der DSGVO — wir verarbeiten ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen.
Dafür schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Darin steht schriftlich, welche Daten wir in welchem Umfang verarbeiten, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen gelten und wie gelöscht wird. Den Entwurf bekommen Sie vor der Einrichtung, nicht erst zur Unterschrift.
Schreiben Sie an kontakt@dao-systems.de, dann schicken wir Ihnen den AVV zur Prüfung — gern auch, bevor Sie sich entscheiden.
Was das Cockpit sieht
Angebunden wird, was Sie freigeben: in der Regel ein Postfach für Mails, die Telefonanlage für Anrufprotokolle, und die Kassenexporte für den Wareneinsatz. Nicht mehr als das — insbesondere kein Zugriff auf private Nachrichten oder Konten außerhalb dieser drei Quellen.
Zugriff auf Ihre Daten haben bei uns ausschließlich Mitarbeiter, die ihn für Betrieb und Support brauchen. Zugriffe werden protokolliert. Ohne Ihre Freigabe sehen wir uns keine Inhalte an; brauchen wir für eine Fehlersuche Einblick, fragen wir vorher.
Gespeichert wird nur, was für den Ablauf und Ihre Nachvollziehbarkeit nötig ist. Originaldokumente und Anhänge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Die ausgelesenen Daten bleiben 12 Monate verfügbar. Auf Wunsch löschen wir früher.
Beenden Sie die Zusammenarbeit, bekommen Sie Ihre Daten in einem gängigen Format ausgeliefert. Danach werden sie in unserem System gelöscht — innerhalb von 30 Tagen nach Bereitstellung des Datenexports.
Betrugsmail-Erkennung
Eine häufige Betrugsmasche gegen Restaurants: eine Mail, die angeblich von einem bekannten Lieferanten kommt und kurzfristig eine geänderte Bankverbindung mitteilt. Das Cockpit erkennt Abweichungen dieser Art — etwa eine Kontonummer, die nicht zur bisherigen Korrespondenz mit diesem Lieferanten passt — und hält die Mail zurück, bevor Sie sie sehen.
Zurückgehalten heißt: Die Nachricht landet nicht automatisch im Papierkorb, sondern mit einer sichtbaren Begründung in der Prüfung. Sie entscheiden, ob sie doch echt ist.
Noch Fragen offen?
Wenn Ihre IT oder Ihr Datenschutzbeauftragter etwas wissen will, das hier nicht steht: fragen Sie. Wir antworten konkret, auch wenn die Antwort „das haben wir so noch nicht gelöst“ lautet.
Oder direkt schreiben: kontakt@dao-systems.de