Datenschutz­erklärung

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

DAO Systems UG (haftungsbeschränkt) i. G.
Vertreten durch die Geschäftsführer Maurice Lemeßier und Bastian Bahr
Kletterrosenweg 28, 22177 Hamburg
E-Mail: bastian.bahr@dao-systems.de
Telefon: 0178 2667798

Datenschutz­beauftragter

Wir sind nach § 38 BDSG nicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet: Wir beschäftigen nicht mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte direkt an bastian.bahr@dao-systems.de.

Hosting

Diese Website wird bei Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA, gehostet. Vercel verarbeitet als Auftragsverarbeiter die Verbindungsdaten, die beim Aufruf der Website technisch anfallen (siehe Abschnitt „Server-Logfiles“). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Vercel liegt vor.

Domain und E-Mail-Versand laufen über die STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin.

Verarbeitung im Produktbetrieb. Davon zu unterscheiden ist die künftige Verarbeitung von Kundendaten im eigentlichen Produktbetrieb von DAO Systems — das Auslesen von E-Mail-Postfächern, die Verarbeitung von Anhängen und die daraus ausgelesenen Daten. Wir speichern diese Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland (vorgesehen: Hetzner Online GmbH, Nürnberg oder Falkenstein). Die Auswertung von Mailtexten und Nachrichten ist davon zu unterscheiden: Zum Einordnen eingehender Mails, zum Erkennen von Bestellungen und Reservierungen, für Antwortentwürfe und für Rückfragen im Assistenten nutzen wir ein Sprachmodell von Anthropic, einem Anbieter aus den USA. Dorthin geht nur, was die jeweilige Aufgabe braucht: Betreff und Text der Nachricht, bei Rückfragen im Assistenten die dazu passenden Angaben aus Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen, Kalender und Bestand, auch daraus errechnete Zahlen wie Verkaufsmengen aus den Kassendaten. IBAN, E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden vorher durch Platzhalter ersetzt, Namen und Beträge nicht. Rechnungsdateien und Kassenexporte selbst gehen an keinen KI-Dienst. Diese Verarbeitung beginnt erst mit Aufnahme des jeweiligen Kundenbetriebs. Für jeden Kunden schließen wir vor Beginn dieser Verarbeitung einen eigenen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Näheres dazu auf unserer Seite Sicherheit.

Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf dieser Website erhebt unser Hosting-Anbieter automatisch Daten, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

Reichweitenmessung

Wir möchten wissen, welche unserer Seiten aufgerufen werden und über welchen Weg Besucher zu uns finden. Dafür setzen wir Vercel Web Analytics ein, einen Dienst unseres Hosting-Anbieters Vercel Inc. (Anschrift siehe Abschnitt „Hosting“). Auf jeder Seite dieser Website wird dazu ein Skript geladen.

Ohne Cookies. Der Dienst speichert nichts auf Ihrem Gerät und liest nichts von Ihrem Gerät aus — weder Cookies noch vergleichbare Kennungen im Browser. Erhoben werden die aufgerufene Seite, die verweisende Seite, das aus der IP-Adresse abgeleitete Land sowie Gerätetyp, Betriebssystem und Browser. Für diese Messung wird Ihre IP-Adresse nicht gespeichert — anders als in den Server-Logfiles, die davon unabhängig anfallen: Aus ihr, der Browserkennung und einem täglich wechselnden Zufallswert bildet Vercel eine nicht umkehrbare Prüfsumme, die die Aufrufe eines Besuchs innerhalb eines Tages zusammenhält. Weil der Zufallswert täglich wechselt, ist eine Wiedererkennung über mehrere Tage oder über andere Websites hinweg nicht möglich.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, beurteilen zu können, welche Inhalte dieser Website gefunden und gelesen werden. Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG halten wir nicht für erforderlich, weil bei diesem Verfahren keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert und keine dort gespeicherten Informationen ausgelesen werden.

Die Auswertung findet bei Vercel und damit auch in den USA statt. Es gelten dieselben Grundlagen wie für das Hosting: die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und der bestehende Auftragsverarbeitungsvertrag. Die gemessenen Zahlen sind uns nach dem von uns gebuchten Tarif einen Monat lang abrufbar; danach stehen sie uns nicht mehr zur Verfügung. Vercel behält sich vor, die Daten darüber hinaus vorzuhalten, damit ein Wechsel in einen größeren Tarif ohne Datenverlust möglich bleibt — eine Löschung zu einem festen Zeitpunkt sagen wir Ihnen deshalb nicht zu. Ein Personenbezug lässt sich daraus nach Ablauf des Tages, an dem der Aufruf stattfand, ohnehin nicht mehr herstellen: Der Wiedererkennungswert wechselt täglich, und die IP-Adresse wird nicht gespeichert.

Widerspruch. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO jederzeit widersprechen — eine formlose Nachricht an bastian.bahr@dao-systems.de genügt. Unabhängig davon unterbleibt die Messung vollständig, wenn Sie JavaScript abschalten oder einen Inhaltsblocker verwenden, der das Skript unterbindet.

Ladezeitmessung

Zusätzlich messen wir, wie schnell diese Seiten bei Ihnen tatsächlich laden. Dafür setzen wir Vercel Speed Insights ein, ebenfalls einen Dienst der Vercel Inc. Auch dieser Dienst arbeitet ohne Cookies und speichert nichts auf Ihrem Gerät.

Gemessen werden technische Zeitwerte des Seitenaufbaus — wann der erste Inhalt sichtbar ist, wann das größte Element steht, wie stabil das Layout dabei bleibt und wie schnell die Seite auf eine erste Eingabe reagiert. Übermittelt werden diese Werte zusammen mit der aufgerufenen Seite, dem Gerätetyp, dem Browser und der groben Verbindungsqualität. Eine Wiedererkennung einzelner Besucher findet dabei nicht statt; die Werte werden ausschließlich je Seite zusammengefasst ausgewertet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse daran, langsame Seiten zu erkennen und zu beheben. Für die Übermittlung in die USA und Ihr Widerspruchsrecht gilt dasselbe wie im Abschnitt „Reichweitenmessung“ beschrieben. Die Aufbewahrung ist kürzer: Die gemessenen Zeitwerte sind uns nach dem von uns gebuchten Tarif sieben Tage lang abrufbar.

Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Für Anfragen stehen Ihnen ein Kontaktformular und die E-Mail-Adresse bastian.bahr@dao-systems.de zur Verfügung.

Das Kontaktformular verarbeitet das von Ihnen gewählte Thema, Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und den genannten Ablauf, optional Ihre Branche (bei „Andere Branche“ als Freitext) sowie Ihre Nachricht. Das Partnerformular verarbeitet Name und E-Mail-Adresse sowie optional Firma, Telefonnummer und eine Nachricht. Wenn Sie auf „Nachricht senden“ (Kontaktformular) oder „Anfrage senden“ (Partnerformular) klicken, überträgt Ihr Browser diese Angaben an eine Funktion auf unserem Server bei der Vercel Inc.; von dort werden sie über den E-Mail-Versanddienst Resend, Inc. (2261 Market Street, San Francisco, CA 94114, USA) als E-Mail an unser Postfach zugestellt. Ein Konto bei Resend brauchen Sie nicht, und Ihre Angaben werden dort nicht zu Werbezwecken ausgewertet. Rechtsgrundlage für die Einbindung dieses Dienstleisters ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im zuverlässigen Empfang von Anfragen. Für die Übermittlung in die USA gilt dasselbe wie im Abschnitt „Reichweitenmessung“ beschrieben. Im Versandprotokoll bei Resend bleibt die Nachricht 30 Tage lang abrufbar und wird danach dort gelöscht. Unabhängig davon gilt für die E-Mail in unserem Postfach die oben genannte Frist: Löschung, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist.

Wenn Sie diesen Weg nicht nutzen möchten, schreiben Sie uns direkt an bastian.bahr@dao-systems.de. Dann erreichen uns Ihre Angaben auf demselben Weg wie jede andere E-Mail, ohne dass Vercel oder Resend beteiligt sind.

Zweck der Verarbeitung ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage der Anbahnung eines Vertrags dient, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung eingehender Anfragen). Wir löschen Ihre Angaben, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Terminbuchung über Cal.com

Neben dem Kontaktformular können Sie einen Termin für ein Erstgespräch unmittelbar buchen. Die Knöpfe „Erstgespräch vereinbaren“ und „Gespräch vereinbaren“ (bei den Preisen) öffnen dafür ein Fenster über der Seite, in dem der Buchungskalender der Cal.com, Inc., 2261 Market Street #4382, San Francisco, CA 94114, USA, läuft.

Beim Seitenaufruf geschieht nichts. Solange Sie keinen dieser Knöpfe anklicken, stellt diese Website keine Verbindung zu Cal.com her. Es wird nichts von Cal.com geladen, Cal.com erhält keine Daten von Ihnen, und auf Ihrem Gerät wird dafür nichts gespeichert.

Was beim Klick geschieht. Erst mit Ihrem Klick lädt die Seite ein Skript von app.cal.com. Dieses öffnet unsere Buchungsseite bei Cal.com in dem Fenster über der Seite. Lädt das Skript nicht, öffnet sich dieselbe Buchungsseite in einem neuen Tab. Mit dieser Anfrage erhält Cal.com Ihre IP-Adresse, die Kennung Ihres Browsers, die Adresse der Seite, von der die Anfrage ausgeht, sowie Datum und Uhrzeit. Ab diesem Zeitpunkt setzt Cal.com Cookies auf Ihrem Gerät. Nach unserer Prüfung sind das ein Cookie der Cloudflare-Bot-Abwehr (__cf_bm, Laufzeit 30 Minuten) und Sitzungs-Cookies der Buchungsseite. Es gelten dafür die Datenschutzhinweise von Cal.com. Wenn Sie einen Termin bestätigen, verarbeitet Cal.com die Angaben, die Sie dort machen: Name, E-Mail-Adresse, gewählter Zeitpunkt, Zeitzone und was Sie freiwillig in das Notizfeld schreiben. Diese Angaben erreichen uns als Terminbestätigung.

Bei den Knöpfen „Gespräch vereinbaren“ bei den Preisen geben wir Cal.com zusätzlich das gewählte Produkt, die eingestellte Mitarbeiterzahl und die Zahlungsweise mit, als Vorbelegung des Notizfelds. Diese Angaben gehen schon beim Öffnen der Buchungsseite an Cal.com, nicht erst mit der Bestätigung eines Termins.

Rechtsgrundlage für die Einbindung des Buchungskalenders ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, ein Erstgespräch ohne Umweg über den Schriftwechsel vereinbaren zu können. Für die Buchung selbst ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Termin der Anbahnung eines Vertrags dient, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Übermittlung in die USA. Cal.com, Inc. hat ihren Sitz in den Vereinigten Staaten, und die genannten Daten werden dorthin übermittelt. Für die Vereinigten Staaten gibt es einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework. Er gilt aber nur für Unternehmen, die sich danach zertifiziert haben. Cal.com, Inc. ist dort nicht zertifiziert (geprüft in der offiziellen Liste auf dataprivacyframework.gov am 24. September 2026). Die Übermittlung stützt sich deshalb auf Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Auf diese beruft sich Cal.com für Übermittlungen aus dem Europäischen Wirtschaftsraum. Eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage an bastian.bahr@dao-systems.de. US-Behörden können unter bestimmten Voraussetzungen trotzdem auf Daten bei dort ansässigen Anbietern zugreifen. Mit Cal.com, Inc. haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Aufbewahrung. Einen gebuchten Termin bewahren wir auf, bis das Gespräch stattgefunden hat und Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist. Für die Daten in ihrem eigenen System nennt Cal.com keine feste Frist, sondern bewahrt sie nach eigener Angabe so lange auf, wie es für die dort beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Eine Löschung zu einem bestimmten Zeitpunkt können wir Ihnen für die Daten bei Cal.com deshalb nicht zusagen. Sie können die Löschung eines Termins jederzeit bei uns verlangen; wir löschen ihn dann in unserem Kalender und veranlassen die Löschung bei Cal.com.

Widerspruch. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO jederzeit widersprechen — eine formlose Nachricht an bastian.bahr@dao-systems.de genügt. Cal.com erfährt ohnehin nur dann etwas von Ihnen, wenn Sie einen der Knöpfe „Erstgespräch vereinbaren“ oder „Gespräch vereinbaren“ anklicken. Wenn Sie Cal.com gar nicht einschalten möchten, nutzen Sie das Kontaktformular oder schreiben Sie uns an bastian.bahr@dao-systems.de.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zusammengefasst verarbeiten wir im Rahmen dieser Website personenbezogene Daten für folgende Zwecke: die technisch fehlerfreie Bereitstellung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), die Beantwortung Ihrer Kontaktanfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO), die Vereinbarung eines Erstgesprächs über den eingebundenen Buchungskalender (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Einbindung, Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO für die Buchung selbst), die cookiefreie Messung der Reichweite und der Ladezeiten dieser Seiten (jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie die Sicherheit unserer Systeme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Verarbeitung zu weiteren Zwecken, insbesondere zu Werbezwecken, findet nicht statt.

Speicherdauer

Server-Logfiles dieser Website: maximal 30 Tage.
Reichweitenmessung: die IP-Adresse wird nicht gespeichert, der Wiedererkennungswert wechselt täglich; die gemessenen Zahlen sind uns einen Monat lang abrufbar (siehe Abschnitt „Reichweitenmessung“).
Ladezeitmessung: die gemessenen Zeitwerte sind uns sieben Tage lang abrufbar.
Kontaktanfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung, danach Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Im Versandprotokoll bei Resend bleibt die Nachricht 30 Tage.
Terminbuchungen: bis das Gespräch stattgefunden hat und Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist. Für die Daten in ihrem eigenen System nennt Cal.com keine feste Frist (siehe Abschnitt „Terminbuchung über Cal.com“).

Im künftigen Produktbetrieb (siehe Abschnitt „Hosting“) sind für Kundendaten folgende Fristen vorgesehen: Originaldokumente und Anhänge werden nach 90 Tagen gelöscht, die ausgelesenen Daten bleiben 12 Monate verfügbar. Nach Vertragsende werden die Daten innerhalb von 30 Tagen nach Bereitstellung des Datenexports gelöscht.

Empfänger und Auftragsverarbeiter

Für den Betrieb dieser Website setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein: Vercel Inc. (Hosting, Reichweiten- und Ladezeitmessung), Resend, Inc. (Versand der Kontaktformular-Nachrichten), Cal.com, Inc. (Buchungskalender für Erstgespräche) und die STRATO AG (Domain und E-Mail). Eine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken findet nicht statt, ein Verkauf Ihrer Daten findet nicht statt. Weitere Dienstleister setzen wir derzeit nicht ein; sobald sich das ändert, aktualisieren wir diese Erklärung.

Im künftigen Produktbetrieb (siehe Abschnitt „Hosting“) werden Kundendaten außerdem bei der Hetzner Online GmbH (Server und Sicherung, Deutschland) gespeichert, und einzelne Texte werden von Anthropic, einem Anbieter aus den USA, ausgewertet.

Betroffenenrechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die von uns verarbeiteten Daten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) in einem strukturierten, gängigen Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung
• Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Nachricht an bastian.bahr@dao-systems.de.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg

Sie können sich auch an jede andere Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.